Skapa och fylla i databaser i Microsoft Access

Huvudsyftet med detta program är att skapa och arbeta med databaser som kan bindas både för små projekt och för stora affärer. Med det kommer det att vara bekvämt att hantera data, redigera och lagra information.

Microsoft Office Suite Application - Access - fungerar för att arbeta med databaser.

Skapa en ny databas

Naturligtvis måste du, innan du påbörjar arbetet, skapa eller öppna en befintlig databas.

Öppna programmet och gå till huvudmenyn genom att klicka på "File" -kommandot, och välj det "Skapa" -alternativet. Skapa en ny databas, du kommer att presenteras med en tom sida som kommer att ha ett bord i den eller en webbdatabas som låter dig använda programmets inbyggda verktyg för exempelvis dina publikationer på Internet.

För att maximera skapandet av en ny databas har användaren ett urval mallar för att skapa en databas som är inriktad på en specifik uppgift. Det kan förresten hjälpa dig att snabbt skapa den nödvändiga formen av ett bord, utan att man manuellt ställer in allt.

Fyller i databasen med information

Efter att ha skapat en databas är det nödvändigt att fylla i den med relevant information, vars struktur bör tas upp i förväg, eftersom programmets funktionalitet låter dig fånga data i flera olika former:

  1. Nu är den mest praktiska och vanliga typen av informationsstrukturering ett bord. Med sina möjligheter och utseende är tabellerna i Access inte mycket annorlunda än de i Excel, vilket i sin tur förenklar överföringen av data från ett program till ett annat.
  2. Det andra sättet att ange information är former, de liknar något som tabeller, men ger en mer visuell visning av data.
  3. För att beräkna och visa information från din databas finns rapporter som låter dig analysera och beräkna exempelvis din inkomst eller antalet motparter som du arbetar med. De är mycket flexibla och tillåter dig att göra några beräkningar, beroende på vilken data du har angivit.
  4. Mottagning och sortering av nya data i programmet genomförs genom förfrågningar. Med hjälp kan du hitta specifika data bland flera tabeller, samt skapa eller uppdatera data.

Alla ovanstående funktioner finns i verktygsfältet, på fliken "Skapa". Där kan du välja exakt vilket element du vill skapa, och sedan, i den öppnade "Constructor", anpassa det.

Skapa en databas och importera information

Efter att ha skapat en ny databas är det enda som du ser en tom tabell. Du kan göra det manuellt eller fylla på det genom att kopiera nödvändig information från Internet. Observera att varje bit av information du bidrar ska placeras i en separat kolumn och varje post ska ha en personlig rad. Förresten kan kolumnerna bytas om för bättre navigering av innehållet.

Om all information du behöver finns i ett annat program eller en källa, kan du ställa in dataimport.

Alla importinställningar finns i en separat flik på kontrollpanelen, som kallas "Externa data". Här visas i listan "Import och anslutningar" de tillgängliga formaten, inklusive Excel-dokument, Access, Text och XML-filer, Internet-sidor, Outlook-mappar, etc. Efter att ha valt det önskade formatet från vilket informationen ska överföras behöver du Ange sökvägen till platsen för filen. Om det finns någon server, kräver programmet att du anger serveradressen. När du importerar kommer du att stöta på olika inställningar som är utformade för att korrekt överföra data till Access. Följ anvisningarna i programmet.

Nycklar och tabellrelationer

När du skapar en tabell allokerar programmet automatiskt varje post med en unik nyckel. Som standard har den en kolumn med namn som expanderar när nya data läggs till. Den här kolumnen är den primära nyckeln. Utöver dessa grundläggande nycklar kan databasen även innehålla fält relaterade till informationen i en annan tabell.

Till exempel har du två tabeller som innehåller relaterad information. Till exempel kallas de "Day" och "Plan." Genom att välja "Måndag" fältet i den första tabellen kan du associera det med något fält i "Plan" -tabellen och när du sveper markören över ett av dessa fält kommer du att se informationen och relaterade celler.

Sådana relationer kommer att underlätta läsbarheten hos din databas och kommer säkerligen att öka dess bekvämlighet och effektivitet.

För att skapa ett förhållande, gå till fliken "Arbeta med databaser" och i "Relationships" -området välj knappen "Dataschema". I fönstret som visas kommer du att se alla databaser som behandlas. Det bör noteras att databaserna måste innehålla specialfält för utländska nycklar. I vårt exempel, om du vill visa veckodagen eller ett nummer i den andra tabellen, lämna fältet tomt, kalla det dag. Konfigurera också fältformat, eftersom det borde vara detsamma för båda tabellerna.

Sedan, efter att du har öppnat två tabeller, drar du fältet som du vill länka till ett särskilt förberedt fält för en främmande nyckel. Fönstret "Redigera förhållanden" visas, där du kommer att se separata valda fält. För att säkerställa att uppgifterna i både relaterade fält och tabeller ändras, markera kryssrutan "Säkerställa dataintegritet".

Skapande och typer av förfrågningar

Begäran är en åtgärd i programmet, tack vare vilken användaren kan redigera eller ange information i databasen. Faktum är att förfrågningarna är indelade i två typer:

  1. Valfria förfrågningar, tack vare vilka programmet får viss information och gör beräkningar på den.
  2. Handlingsförfrågningar som lägger till information i databasen eller raderar den.

Om du väljer "Query Wizard" i "Create" fliken, kommer programmet att göra processen att skapa en viss typ av fråga. Följ anvisningarna.

Förfrågningar kan i hög grad hjälpa dig att organisera data och alltid referera till specifik information.

Du kan till exempel skapa en valförfrågan för vissa parametrar. Om du vill se information på ett visst datum eller dag i dagtabellen under hela tidsperioden kan du ställa in en liknande fråga. Välj "Query Designer" och i den tabellen du behöver. Som standard kommer förfrågan att bli valfri, det blir klart om man tittar på verktygsfältet med knappen "Val" markerad där. För att programmet ska söka efter det exakta datumet eller dagen du behöver, hitta raden "Urvalskriterier" och ange frasen [vilken dag?]. Kom ihåg att frågan måste placeras i ruta armarna [] och sluta med ett frågetecken eller ett kolon.

Detta är bara ett av alternativen för att använda frågor. I själva verket kan du med hjälp också skapa nya tabeller, välja data efter kriterier etc.

Anpassa och använd formulär

Tack vare användningen av formulär kan användaren enkelt se informationen för varje fält och byta mellan befintliga poster. Med långsiktig inmatning förenklar användningen av blanketter att arbeta med data.

Öppna "Skapa" -fliken och hitta "Form" -objektet genom att klicka på vilken standardformulär som kommer att visas, baserat på uppgifterna i ditt bord. De fält som visas med information är föremål för alla slags ändringar, inklusive höjd, bredd, etc. Observera att om det finns relationer i tabellen så kommer du att se dem och kan omkonfigurera i samma fönster. I botten av programmet ser du pilar som låter dig öppna varje kolumn på ditt bord i följd, eller omedelbart gå till första och sista. Nu är var och en av dem en separat post, de fält som du kan anpassa genom att klicka med musen på "Lägg till fält" -knappen. Modifierad och inmatad på detta sätt kommer information att visas i tabellen och i alla tabeller som är kopplade till den. Efter att ha ställt in formuläret måste du spara det genom att trycka på tangentkombinationen "Ctrl + S".

Report Creation

Huvudsyftet med rapporterna är att ge användaren en allmän sammanfattning av tabellen. Rapportera att du kan skapa helt, beroende på data.

Programmet låter dig välja typ av rapport, vilket ger några att välja mellan:

  1. Rapport - En automatisk rapport kommer att skapas med all information som anges i tabellen, men dataen kommer inte att grupperas.
  2. En tom rapport är en blank blankett, de data som du kan välja från de obligatoriska fälten.
  3. Report Wizard - hjälper dig att gå igenom processen för att skapa en rapport och kommer att gruppera och formatera data.

I en tom rapport kan du lägga till, ta bort eller redigera fält, fylla i dem med nödvändig information, skapa speciella grupper som hjälper till att separera viss data från resten och mycket mer.

Ovanstående är alla grunderna som hjälper dig att hantera och anpassa Access-programmet för dig själv, men dess funktionalitet är ganska bred och möjliggör mer finjustering av de funktioner som diskuteras här.